Die Frist für die GoBD ist bereits seit Anfang 2017 abgelaufen! Viele Firmen haben noch nicht erkannt, wie umfangreich die GoBD in die organisatorischen Prozesse eingreifen. Wer nicht handelt, wird gravierende Folgen auf sich nehmen müssen.

Rechnungen, Verträge, Angebote, Korrespondenzen: Die Zahl an Dokumenten, die täglich im Unternehmen entstehen und archiviert werden müssen, ist groß. Für die Archivierung gelten seit dem 1. Januar 2017 die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) uneingeschränkt.

Wer muss archivieren?

Betroffen ist jedes Unternehmen – ob kleiner oder großer Betrieb – das digitalen Geschäftsverkehr durchführt. Werden Angebote, Rechnungen, Handelsbriefe etc. digital verarbeitet, z. B. per E-Mail gesendet oder empfangen, MUSS unverzüglich gehandelt werden!

Wie muss archiviert werden?

Um den Ansprüchen des Gesetzgebers zu genügen, ist ein Archivsystem nötig, das eine technische Unveränderbarkeit liefert. Die Ablage der Daten in einem Dateisystem erfüllt diese Anforderungen nicht.

Vorteile einer E-Mail-Archivierung:

  • Schutz vor Datenverlust:
    Sichere, langfristige und zentrale Aufbewahrung aller E-Mails. Das Unified Mail Archive archiviert alle E-Mails für beliebig lange Zeiträume nach gesetzlichen Vorgaben.
  • Gesetzliche Anforderungen:
    Signierung von E-Mails und Dokumenten mit qualifizierten Zeitstempeln und rechtssichere E-Mail-Archivierung nach höchsten Standards (GoBD und BSI TR 03125).
  • Outlook-Plugin und Import-Tool:
    Effizientes Arbeiten und komfortabler Import von E-Mail-Datenbeständen dank vollständiger Outlook-Integration durch unser Plugin.
  • Intuitive Oberfläche:
    Die Suche im Google-Style ermöglicht das einfache Finden von Informationen in E-Mails und indexierbaren Anhängen.
  • IT-Optimierung:
    Steigern Sie die Performance Ihres Mail-Servers durch die Auslagerung historischer E-Mails in das Archiv.

Weitere Informationen entnehmen Sie dem Leitfaden zur E-Mail-Archivierung in Deutschland